전자서명 종류와 쓰임은 본인 인증과 어떻게 다른가

종이에 남기던 서명이 전자문서로 옮겨 간다

종이 문서에서는 내용을 읽고 이름을 적거나 도장을 찍는다. 전자문서에서는 이름 입력, 서명 이미지, 인증 수단, 암호 기술 등을 조합해 서명 절차를 만든다. 겉으로 비슷한 버튼을 눌러도 서비스가 수집하는 정보와 저장하는 기록은 서로 다르다.

화면에 손가락으로 이름을 그리는 방식은 서명 모습을 문서에 남긴다. 다만 그 그림만으로 작성자의 신원이나 문서 수정 여부까지 확인되는 것은 아니다. 서명 이미지를 붙인 파일과 본인 확인 절차를 거쳐 완성한 문서는 겉모습이 같아도 확인 가능한 내용에 차이가 생긴다.

암호 기술을 이용하는 디지털 서명은 문서 데이터와 서명자의 키를 연결한다. 검증 과정에서는 서명 후 데이터가 달라졌는지 등을 확인한다. 손글씨 그림이 없어도 서명 검증은 가능하며, 그림이 있다고 이런 검증 기능이 자동으로 생기지는 않는다.

과거와 현재를 종이와 화면의 차이로만 나누면 선택 기준이 흐려진다. 종이에서는 원본과 날인을 살폈다면, 전자문서에서는 서명 대상 파일과 검증 정보, 처리 이력을 함께 살핀다. 서명자의 의사를 어떤 화면에서 확인했는지도 검토 대상이 된다.

여기서 이름을 그리는 방식, 인증서를 쓰는 방식, 문자 확인을 거치는 방식은 같은 기준으로 나눈 분류가 아니다. 하나는 표시 형태이고 다른 하나는 신원 확인이나 기술 구현 방법이다. 실제 서비스에서는 이 요소를 함께 사용하므로 상품 이름만 보고 기능을 판단하지 않는다.

전자서명은 서명 그림의 유무보다 대상 문서와 확인 기록을 함께 살펴야 한다

인증 수단이 같아도 처리하는 일이 달라진다

본인 인증을 마쳤다는 사실과 문서에 동의했다는 사실은 구분한다. 로그인 과정의 인증은 계정 접근을 위한 절차일 수 있다. 계약서 서명이라면 어떤 내용에 동의했는지 연결되어야 한다. 따라서 인증 완료 화면만 보고 계약서 서명까지 끝났다고 판단하지 않는다.

공동인증서나 금융인증서, 민간 인증 수단을 선택할 때도 이용하려는 서비스에서 지원하는지 먼저 확인한다. 인증서가 있다는 이유만으로 모든 문서 업무에 같은 방식으로 사용할 수 있는 것은 아니다. 개인과 사업자 구분, 제출 목적, 서비스의 이용 조건도 함께 살핀다.

내부 확인용 문서라면 누가 처리했는지 추적하는 기능에 무게를 둘 수 있다. 외부와 주고받는 계약 문서라면 상대방 확인과 완료본 전달, 변경 이력까지 검토한다. 정해진 접수 시스템에 제출하는 문서라면 그 시스템이 받는 파일과 서명 방식을 먼저 맞춘다.

휴대전화에서 인증하는 편의와 문서를 나중에 검증하는 기능도 따로 비교한다. 서명 당시 조작이 간단해도 완료본을 내려받기 어렵다면 보관 과정이 번거로워진다. 반대로 검증 기능이 있어도 상대방이 사용할 수 없는 환경이라면 실제 업무 절차를 다시 정해야 한다.

서명 버튼보다 앞뒤 화면에서 확인한다

서명을 시작하기 전에는 문서 제목과 최종 내용을 확인한다. 이름이 같은 파일이라도 첨부 내용이나 조건이 다를 수 있다. 미리 보기에서 읽은 문서와 실제 서명 대상으로 지정된 파일이 연결되는지 살핀다. 첨부 파일까지 동의 범위에 들어가는지도 화면에서 확인한다.

진행 순서는 다음처럼 정리한다.

1. 제출처가 받는 서명 방식과 파일 형식 확인
2. 서명 대상 문서와 첨부 내용 검토
3. 본인 확인과 동의 절차 진행
4. 완료 상태와 서명자별 처리 결과 확인
5. 완료본과 검증에 필요한 기록 보관

서명 요청을 보냈다는 상태는 모든 참여자가 처리를 끝냈다는 뜻과 다르다. 여러 명이 서명하는 문서에서는 대기 중인 사람이 있는지, 순서가 정해져 있는지 확인한다. 발송 완료, 열람 완료, 서명 완료가 각각 무엇을 의미하는지도 구분해 읽는다.

완료 후에는 서명이 반영된 파일을 내려받을 수 있는지 살핀다. 서비스에 따라 처리 시각이나 인증 내역을 별도 기록으로 제공하기도 한다. 제공 항목은 서로 다르므로 필요한 기록이 실제로 포함되는지 확인한다. 완료 알림만 따로 저장하면 문서 내용을 다시 확인하기 어려울 수 있다.

파일이 열리는 것과 서명이 검증되는 것도 다른 상태다. 문서 열람 프로그램이 내용을 표시하더라도 서명 검증 기능은 지원하지 않을 수 있다. 검증 오류가 보이면 곧바로 문서가 변조되었다고 단정하지 않고, 검증 환경과 표시되는 오류 사유를 나누어 확인한다.

개인키나 인증 비밀번호처럼 서명 수단을 통제하는 정보는 타인과 공유하지 않는다. 담당자가 바뀌는 업무라면 개인의 인증 수단을 넘기는 대신 계정 권한과 서명 담당자를 조정한다. 누가 서명했는지 남는 기록이 실제 업무 담당자와 맞아야 이후 확인도 수월해진다.

인증 완료와 문서 서명 완료를 구분하고 완료본과 처리 기록을 함께 남긴다

앞으로의 일정은 실제 업무 날짜에 맞춘다

일정은 도입 준비, 문서 발송, 서명 마감, 보관 점검으로 나누어 잡는다. 모든 업무에 같은 준비 기간을 적용하지 않는다. 제출 기한이 정해져 있다면 그 날짜를 기준으로 상대방의 이용 환경과 인증 수단을 확인할 시간을 배치한다. 실제 처리 시간은 업무 기준을 정해 직접 측정한다.

처음 적용할 때는 실제 개인정보가 들어 있지 않은 시험 문서로 흐름을 점검한다. 요청을 받는 화면, 서명하는 과정, 완료본을 내려받는 과정까지 이어서 확인한다. 컴퓨터와 휴대전화에서 제공 기능이 같은지도 살핀다. 화면 크기보다 필요한 절차를 끝까지 진행할 수 있는지가 판단 기준이 된다.

서명 후 내용을 고쳐야 할 때의 처리 방식도 미리 정한다. 완료된 파일을 임의로 편집하면 기존 서명 검증에 영향을 줄 수 있다. 수정이 필요하면 서비스가 제공하는 취소나 재작성 절차를 확인하고 새 문서에 서명하는 흐름을 검토한다. 이전 문서와 새 문서를 혼동하지 않도록 상태를 구분한다.

인증 수단의 유효기간과 문서의 보관 기간은 별개 항목으로 관리한다. 인증 수단을 갱신했다고 저장된 문서까지 자동으로 정리되는 것은 아니다. 과거 서명의 확인 가능 여부는 저장된 검증 정보와 이용 환경에 따라 달라질 수 있으므로, 장기 보관이 필요하면 해당 기능을 따로 확인한다.

서비스를 바꾸거나 이용을 끝내는 시점도 일정에 포함한다. 문서 내려받기 범위, 처리 기록의 제공 형식, 계정 종료 후 열람 조건을 확인한다. 필요한 파일을 다른 환경에서도 읽고 검증할 수 있는지 점검해야 서비스 변경 뒤에도 업무 기록을 이어서 관리할 수 있다.

선택 메모에는 사용 목적, 제출 조건, 상대방의 이용 환경, 완료 후 보관 방법을 적는다. 이 항목을 실제 업무에 대입하면 필요한 기능이 구체화된다. 로그인에 필요한 확인인지, 문서 동의를 남길 절차인지 먼저 정하고 그 목적에 맞는 수단과 기록을 연결한다.